Платформа HubEx
Единственное в своем классе решение, которое включено в реестр Российского ПО и имеет опыт реализации в органах государственной власти
О решении
HubEx — это комлпекное решение для автоматизации управления сервисным обслуживанием оборудования, диспетчеризации заявок и контроля работы полевых специалистов. (в т. ч. в условиях отсутствия доступа к сети). Платформа объединяет в себе ключевые возможности Service Desk, FSM и WMS-решений, адаптированных под специфику российского бизнеса и госсектора.
Имеет продвинутую аналитику, позволяющую отслеживать и измерять эффективность сервисных подразделений компаний.
Решение поддерживает интеграцию с различными системами от 1С и СЭД до проприетарных внутренних систем. Методы интеграции — открытый API или специализированная интеграционная конфигурация 1С, которая содержит все данные HubEx
и из которой можно быстро настроить любые обмены между HubEx и внутренними системами организации.
Реализованная ролевая модель соответствует структуре сервисной организации и обеспечивает максимально надежный режим контроля доступа и обработки информации.
Имеет продвинутую аналитику, позволяющую отслеживать и измерять эффективность сервисных подразделений компаний.
Решение поддерживает интеграцию с различными системами от 1С и СЭД до проприетарных внутренних систем. Методы интеграции — открытый API или специализированная интеграционная конфигурация 1С, которая содержит все данные HubEx
и из которой можно быстро настроить любые обмены между HubEx и внутренними системами организации.
Реализованная ролевая модель соответствует структуре сервисной организации и обеспечивает максимально надежный режим контроля доступа и обработки информации.
HubEx подходит для цифровизации процессов обслуживания, управления обращениями и распределения заявок в госструктурах разного уровня
и масштаба:
— администрациях регионов;
— федеральных органах государственной, исполнительной и судебной власти;
— бюджетных организациях;
— унитарных предприятиях и автономных государственных учреждениях.
и масштаба:
— администрациях регионов;
— федеральных органах государственной, исполнительной и судебной власти;
— бюджетных организациях;
— унитарных предприятиях и автономных государственных учреждениях.
В государственных учреждениях HubEx решает задачи выездного сервиса самого широкого спектра:
— управление аварийно-инженерными бригадами;
— обслуживание распределенных объектов и оборудования;
— выездной аудит;
— ЖКХ-обслуживание;
— управление обслуживанием обращений граждан и юридических лиц;
— управление выездным взысканием.
— управление аварийно-инженерными бригадами;
— обслуживание распределенных объектов и оборудования;
— выездной аудит;
— ЖКХ-обслуживание;
— управление обслуживанием обращений граждан и юридических лиц;
— управление выездным взысканием.
Включено в реестр российского ПО приказом Минкомсвязи №333 от 15.07.2020. Рег. номер ПО №6816
3 варианта размещения:
— облачное
— гибридное
— локальное
— облачное
— гибридное
— локальное
Low-code: настройка логики и веб-форм.
Новые процессы, действия и сущности без привлечения разработчиков
Новые процессы, действия и сущности без привлечения разработчиков
Гибкость и легкое масштабирование.
Позволяет легко адаптироваться под растущие потребности или сезонный спрос
Позволяет легко адаптироваться под растущие потребности или сезонный спрос
Проект
Комплексная автоматизация обслуживания медицинского оборудования
в «Пасифик Трейд и Сервис»
Комплексная автоматизация обслуживания медицинского оборудования
в «Пасифик Трейд и Сервис»
Компания ООО «Пасифик Трейд и Сервис» — ведущий региональный поставщик, который поставляет и обслуживает медицинское оборудование, комплектующие и расходные материалы для лабораторной диагностики. Доля рынка по Приморскому краю по лабораторному оборудованию — 90%, по общемедицинскому — 45%. Основные клиенты — государственные бюджетные учреждения здравоохранения, частные медицинские центры и лаборатории.
Регион: Приморский край
активных пользователей
обслуживаемых объектов в медучреждениях,
включая государственные и частные предприятия
включая государственные и частные предприятия
заявок в год в среднем поступает в службу
Компания ООО «Пасифик Трейд и Сервис» расширяет свое присутствие
в регионе. Рост происходит за счет закупки и поставки общемедицинского оборудования, комплектующих для больниц, гарантийного и постгарантийного обслуживания оборудования. В связи
с этим увеличилось количество объектов и заявок, был расширен штат выездных инженеров.
в регионе. Рост происходит за счет закупки и поставки общемедицинского оборудования, комплектующих для больниц, гарантийного и постгарантийного обслуживания оборудования. В связи
с этим увеличилось количество объектов и заявок, был расширен штат выездных инженеров.
ПРЕДПОСЫЛКИ
С увеличением объема заказов распределять задачи на сервисных инженеров, учитывать и контролировать процесс выполнение стало сложно
и трудоемко. Прием обращений осложнялся тем, что клиенты не могли объяснить, о каком оборудовании идет речь и что именно с ним не так. Это значительно тормозило решение проблемы, вело к долгому простою медоборудования и негативно влияло на работу сервисной службы в целом.
В таких условиях диспетчеры постоянно были перегружены, часть заявок терялась, сложно было контролировать исполнение SLA, а время на обработку заявок не позволяло развиваться.
Пандемия COVID-19 усугубила ситуацию: переоснащение больниц, новые услуги для диагностики потребовались без промедления. Заказы и заявки выросли многократно.
и трудоемко. Прием обращений осложнялся тем, что клиенты не могли объяснить, о каком оборудовании идет речь и что именно с ним не так. Это значительно тормозило решение проблемы, вело к долгому простою медоборудования и негативно влияло на работу сервисной службы в целом.
В таких условиях диспетчеры постоянно были перегружены, часть заявок терялась, сложно было контролировать исполнение SLA, а время на обработку заявок не позволяло развиваться.
Пандемия COVID-19 усугубила ситуацию: переоснащение больниц, новые услуги для диагностики потребовались без промедления. Заказы и заявки выросли многократно.
ПРОБЛЕМАТИКА
в 1,5 раза
выросла нагрузка на инженеров в период COVID-пандемии
на 20-25%
растет количество заявок, поступающих ежемесячно
>2,5 часов
на одну заявку тратил диспетчер, включая прием, назначения и контроль её выполнения
~5%
заявок терялось из-за человеческого фактора
и полностью ручной работы
и полностью ручной работы
Используемое решение
ЦЕЛИ:
оптимизировать работу сервисного отдела
снизить трудозатраты на ручные повседневные задачи
упростить контроль за качеством работы сотрудников и соблюдением SLA, который установлен Минздравом
ЗАДАЧИ:
01. Снизить нагрузку на диспетчера по регулярным и типовым заявкам, в т. ч. на плановые и профилактические осмотры оборудования;
02. Ускорить распределение и назначение заявок на инженеров;
03. Реализовать единое информационное хранилище по обслуживаемому оборудованию, включая документацию, заявки, историю обслуживания;
04. Ускорить для клиентов и упростить для диспетчеров процесс подачи и приемки новых заявок с целью экономии времени;
05. Автоматизировать отслеживание параметров эффективности работы сервисной службы;
06. Обеспечить полевых инженеров инструментами, с помощью которых они смогут отчитываться о работе.
ФУНКЦИОНАЛЬНОСТЬ РЕШЕНИЯ
07. Сократить количество ошибок вследствие ручного труда
08. Увеличить продуктивное время как диспетчеров, так и инженеров
09. Оперативно принимать обоснованные управленческие решения
Планировщик работ автоматизировал создание регулярных заявок на ППР.
Модуль позволяет гибко настраивать создание плановых работ с учетом множества параметров: видов работ, типа оборудования, ответственного сотрудника, графика работы или обслуживания (в том числе сложного или ненормированного), ограничения по количеству заявок.
Благодаря планировщику диспетчеры не тратят время на задачи, связанные с ППР: заявки автоматически создаются в расписании и назначаются на инженеров по заданным правилам. Планировать дальнейшее расписание можно без риска пропустить важный плановый осмотр.
Модуль позволяет гибко настраивать создание плановых работ с учетом множества параметров: видов работ, типа оборудования, ответственного сотрудника, графика работы или обслуживания (в том числе сложного или ненормированного), ограничения по количеству заявок.
Благодаря планировщику диспетчеры не тратят время на задачи, связанные с ППР: заявки автоматически создаются в расписании и назначаются на инженеров по заданным правилам. Планировать дальнейшее расписание можно без риска пропустить важный плановый осмотр.
Диспетчеризация и автораспределение заявок — ключевая функция по работе с заявками.
С внедрением HubEx все заявки, поступающие в сервисную службу, собираются в одном месте в электронном виде (цифровой рабочий стол диспетчера). По каждому обращению проставляется срок закрытия, что помогает менеджеру отслеживать незакрытые заявки и контролировать статистику работы. Задачи на инженеров распределяются в двух режимах: ручном и автоматическом. При автораспределении в обязательном порядке учитываются специализация инженера, его график работы, расписание, срочность заявки и выполняемые работы.
Благодаря цифровой диспетчеризации вероятность потери заявки сведена к минимуму, а автораспределение позволило снизить трудозатраты диспетчера и нормализовать его рабочую нагрузку без расширения штата диспетчерского центра.
С внедрением HubEx все заявки, поступающие в сервисную службу, собираются в одном месте в электронном виде (цифровой рабочий стол диспетчера). По каждому обращению проставляется срок закрытия, что помогает менеджеру отслеживать незакрытые заявки и контролировать статистику работы. Задачи на инженеров распределяются в двух режимах: ручном и автоматическом. При автораспределении в обязательном порядке учитываются специализация инженера, его график работы, расписание, срочность заявки и выполняемые работы.
Благодаря цифровой диспетчеризации вероятность потери заявки сведена к минимуму, а автораспределение позволило снизить трудозатраты диспетчера и нормализовать его рабочую нагрузку без расширения штата диспетчерского центра.
Электронный паспорт и карточка медоборудования представляют электронный справочник по каждой единице медоборудования. В них содержатся данные по:
— точному местоположению, мобильности;
— описанию и характеристикам и фото оборудования;
— графику использования и обслуживания;
— связанным документам (гарантиям, инструкциям, технологическим картам и др.);
— контактным лицам;
— ответственным сотрудникам;
— чек-листам;
HubEx позволяет объединить и хранить все данные по оборудованию, истории заявок и связанным документам в одной системе без множества разрозненных источников информации.
— точному местоположению, мобильности;
— описанию и характеристикам и фото оборудования;
— графику использования и обслуживания;
— связанным документам (гарантиям, инструкциям, технологическим картам и др.);
— контактным лицам;
— ответственным сотрудникам;
— чек-листам;
HubEx позволяет объединить и хранить все данные по оборудованию, истории заявок и связанным документам в одной системе без множества разрозненных источников информации.
История обслуживания выполняет функцию цифровой сервисной книжки. Она привязана к оборудованию в едином окне, что позволяет посмотреть всю историю ремонтов и обслуживания оборудования напрямую из карточки объекта и без переключения между вкладок.
В истории обслуживания подробным образом отражается кто, когда и какие работы производил, а также заполненные отчеты по выполненным заявкам по данному оборудованию. Это обеспечивает инженеров информацией, которая необходима для принятия решения по дальнейшему ремонту без потери времени на выяснение деталей обслуживания.
В истории обслуживания подробным образом отражается кто, когда и какие работы производил, а также заполненные отчеты по выполненным заявкам по данному оборудованию. Это обеспечивает инженеров информацией, которая необходима для принятия решения по дальнейшему ремонту без потери времени на выяснение деталей обслуживания.
QR-маркировка медоборудования — это технология, позволяющая создать базу данных эксплуатируемого оборудования и наладить учет его обслуживания. Каждая обслуживаемая единица техники или помещение может быть промаркировано уникальной QR-меткой. Сканирование метки камерой смартфона позволяет пользователю получить моментальный доступ к характеристикам и названию оборудования и быстро, без установки мобильного приложения, без телефонных звонков и ожидания на линии, подать заявку, приложив фото или видео неисправности. Вся информация о местоположении оборудования и истории его ремонтов отображается системой автоматически и доступна сервисной службе при получении заявки. QR-маркировка снимает с диспетчера задачу по идентификации оборудования и вида неисправности при процессе приема заявок. Это значительно снижает нагрузку и сокращает время обработки заявок.
Клиентское мобильное приложение цифровизировало процесс подачи и регистрации заявок в том числе по тем единицам медоборудования, которые не имеют QR-маркировки. Каждому пользователю доступен список медоборудования, которое находится на объекте. Выбрав нужное, клиенты могут описать проблему, приложить фото или видео поломки. Заявки, поступившие через мобильное приложение, мгновенно отображаются у диспетчера и далее распределяются на инженеров в ручном или автоматическом режиме. Подача заявок через приложение исключает необходимость поиска контактов и многочисленных звонков в сервисную службу. В результате клиенты тратят меньше времени на подачу заявок, а диспетчеры получают более точную информацию об инцидентах и не упускают ни одного обращения.
Мобильное приложение инженера — главный цифровой рабочий инструмент инженера, когда он находится на выезде. В приложении специалистам доступен полный перечень назначенных на него заявок с контактами, адресом и подробным описанием. Наиболее полезная функциональность приложения — фото и видеофиксация в привязке к заявкам. Когда инженер только собирается на выезд, по фото или видео от клиента он может предварительно оценить проблему и сразу взять запчасти. Это исключает необходимость повторного выезда. А в случае закрытия заявки специалист может приложить фото и видеофайлы в отчет о выполненных работах. Кроме этого, в отчетах инженеры пишут техническое заключение после произведённого ремонта.
Мобильное приложение инженера позволило значительно упростить контроль за ремонтом оборудования и улучшить статистику по повторным выездам.
Мобильное приложение инженера позволило значительно упростить контроль за ремонтом оборудования и улучшить статистику по повторным выездам.
Результаты и эффективность
раза сократилось время ручного распределения заявок
заявок распределяется на инженеров автоматически
сократилось количество повторных выездов
Отзыв компании
«Своевременное внедрение платформы автоматизации процессов HubEx помогло нам справиться с ростом объема заказов в период пандемии коронавируса. Считаю важным обратить на это внимание, т. к. с помощью новой бизнес-модели нам удалось выстроить процессы обслуживания и ремонта так, что в условиях беспрецедентной нагрузки и высокой ответственности нам удавалось брать в работу максимально возможное количество обращений, не теряя при этом время и без просадок в качестве обслуживания.
Рекомендуем платформу HubEx к эксплуатации и надеемся на дальнейшее успешное сотрудничество»
Рекомендуем платформу HubEx к эксплуатации и надеемся на дальнейшее успешное сотрудничество»
